Mówi się, że nieład na biurku pracownika świadczy o jego kreatywności. Ci jednak, którzy propagują raczej porządek w miejscu pracy, wskazują czystość przy stanowisku wykonywania zawodowych obowiązków jako czynnik, który ma nie rozpraszać i ułatwiać realizację zadań.
Na całym świecie powstało wiele koncepcji, które odnoszą się do planowania i utrzymania porządku w miejscu pracy. Okazuje się, że każdy przedmiot powinien znaleźć się na właściwym miejscu. Wtedy praca będzie systematyczna, a pracownik nie straci czasu na poszukiwania czy zbędny chaos. Wynika z tego, że nieład na biurku może być przyczyną obniżonej efektywności zatrudnionych osób. Do tego zaś nie może przecież dopuścić żaden przełożony.
Czy wiecie, że przez nieporządek na biurkach amerykańskie firmy tracą miliardy dolarów rocznie? Amerykanie wyliczyli, że statystyczny pracownik korporacji traci nawet 2 godziny każdego dnia na sortowanie i pozyskanie niezbędnych dokumentów albo informacji. W Polsce takich badań nie przeprowadzono, ale coraz więcej firm zdaje sobie sprawę z tego, jak bardzo konieczne staje się wdrożenie tzw. strategii czystego biurka. O takim miejscu pracy mówi koncepcja Lean management, która wdraża rozwiązania mające na celu minimalizację kosztów i zwiększenie zysków poprzez usprawnienie procesów pracy i dopasowanie standardów do zatrudnionej w danym miejscu kadry. Jej przesłaniem jest zdecydowanie czyste biuro, pozbawione zbędnych elementów, przez które pracownik wykazuje niższą koncentrację uwagi i mniejsze skupienie.
Jak zadbać o czyste biurko?
Sterta karteczek z rozmaitymi notatkami, dokumenty, zapiski, długopisy, pudełka, zeszyty, śniadania i drobne przekąski. Właśnie to wszystko znajduje się na biurku statystycznego pracownika. Niektórzy uznają, że taki nieład daje im poczucie bezpieczeństwa. To taka ich strefa, w której mogą czuć się swobodnie. Zwolennicy rozgardiaszu przy stanowisku pracy przyznają, że biuro jest ich miejscem i to oni mają czuć się przy nim na tyle dobrze, by z oczekiwanymi efektami wykonywać swoją pracę. Wiele zależy również od cech charakteru, nie każdy jest przecież pedantem, który każdy przedmiot układa pod linijkę. Czy można więc ingerować w przestrzeń, na której rządzi zatrudniony? Według koncepcji Lean tak, ale trzeba to zrobić w porozumieniu z nim. Chodzi o zaprowadzenie ładu na takim poziomie, by pracownik nadal czuł się przy biurku swobodnie, ale nieporządek nie sprawiał mu już trudności podczas wykonywanych czynności. Dzięki sprawnemu rozmieszczeniu poszczególnych przedmiotów na biurku czas i siły pracownika nie będą już marnowane.
Warto wszystko mieć pod ręką. W odpowiedniej odległości i w miejscu, w którym można sięgać po przedmioty po kolei. Jeśli nasza praca przebiega zgodnie z jakimś schematem, to dobrze jest uporządkować biurko w taki sposób, by poszczególne rzeczy nie przeszkadzały w wykonywaniu służbowych obowiązków. Co ważne, porządek na biurku warto przeprowadzać codziennie. Pod koniec pracy należy pozbyć się z niego śmieci i innych rzeczy, które nie są nam już potrzebne. Zajmie to dosłownie 5 minut, a z całą pewnością usprawni pracę kolejnego dnia.